Studie: Jedes siebte Unternehmen will Reisekostenabrechnung ändern

06.10.05 | Alter: 5 Jahre |

Kategorie: Travel Management

 

Eine Untersuchung von ADP Employer Services und dem Markt-forschungsunternehmen tms connected ergab, das jedes siebte Unternehmen seinen Prozess der Reisekostenabrechnung ändern will. Über zwei Drittel planen diesen Schritt innerhalb der nächsten zwölf Monate. 73 Prozent wollen sich dafür eine neue Software zulegen, 9 Prozent die bisherige Lösung erweitern und 3 Prozent das Outsourcing-Unternehmen wechseln. Im Rahmen der Ende 2004 durchgeführten Studie wurden 5.700 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in Deutschland befragt.

Eine weitere im September 2004 abgeschlossene Untersuchung von ADP Employer Services ergab, dass deutsche Firmen vergleichsweise überdurchschnittlich viele Reisen ihrer Mitarbeiter mit entsprechend größerem Prozess- und Verwaltungsaufwand abwickeln: Fallen europaweit durchschnittlich 118 Tage pro Unternehmen und Jahr für die Bearbeitung von Reisekosten an, so sind es in Deutschland 141 Tage. Deutsche Unternehmen rechnen 287 Reisevorgänge pro Monat ab, europäische 228. In Deutschland reisen 36 Prozent aller Mitarbeiter, in Europa sind es 32 Prozent.

Für jeden Reisenden entstehen beim Unternehmen jährlich 463 Euro an administrativen Kosten, 52 Prozent davon durch die Buchung, 46 Prozent durch die Ausgabenberechnung und 2 Prozent durch sonstige Aktivitäten. Dies entspricht 5,6 Prozent der Gesamtreisekosten. Den größten Anteil machen hier die Transportkosten aus, gefolgt von Übernachtungen und Verpflegungspauschalen. Die Geschäftsreiseanalyse 2004 des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) ermittelte, dass im Jahr 2003 in Deutschland etwa 147 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt wurden. Für jede Reise fielen durchschnittlich 347 Euro für Tickets und Verwaltung an. Das Reisekostenbudget beläuft sich damit auf etwa 6 Prozent der Gesamtausgaben und ist der drittgrößte Kostenblock im Unternehmen.

Die Prozesskosten lassen sich gemäß der VDR-Analyse um 46 Prozent reduzieren, gemäß Studien aus dem Jahr 2003 von American Express, A.T. Kearney und GfK sogar um 50 Prozent. Diese Einsparungen erreichen die Einführung und konsequente Überwachung einer Reisekostenrichtlinie, die Nutzung von Online-Buchungen, schlanke Abwicklungsprozesse und die Einführung einer Corporate-Kreditkarte. Umfassendes Controlling, etwa durch ein Workflow-gestütztes Genehmigungsverfahren, effizientes Reporting und ein elektronisches Archiv sind weitere Ansatzpunkte.