Reisekosten: Höchste Zeit um Ballast abzuwerfen
Eine neue Sparsamkeit macht sich breit. Niemandem ist es mehr peinlich, beim Diskonter einzukaufen. Sparsamkeit gilt nicht mehr als kleinbürgerlich oder kleinlich. Im Gegenteil, in ihr drückt sich die Rückkehr zu den soliden Werten guter Haushaltsführung aus.
Darauf sollten sich nun auch Manager besinnen, wenn sie sich ihren Einsparungsprojekten widmen. Dazu gehören auch die Geschäftsreisen, die heutzutage einen gewichtigen Kostenanteil im Budget des Unternehmens ausmachen. Es reicht aber nicht, einfach nur den Rotstift anzusetzen. Wir stehen einem Strukturwandel gegenüber und müssen die Zeichen richtig deuten.
Fluglinien sind dabei, ihre globalen Kooperationen weiter auszubauen und ihre Marktpositionen zu stärken. Wirtschaftlich unrentable Strecken werden gestrichen oder teurer. Die momentanen Überkapazitäten sollten Sie daher nützen, um beispielsweise Ihre Bonusmeilen vermehrt einzusetzen. Damit lukrieren Sie attraktive Einsparungen und vermeiden zusätzliche steuerliche Belastungen. Und es ist keine Schande mit „Rabattmarken“ zu zahlen – sondern nur eine Frage der richtigen Organisation.
Vertriebskosten der Airlines werden noch weiter an die Reisebüros abgewälzt. Deren Tarifdschungel wird sich dadurch noch komplexer gestalten, was wiederum zu erhöhtem Abrechnungs- und Kontrollaufwand führt. Der könnte durch elektronische Rechnungen entschärft werden und würde nach einmaligem Investitionsaufwand für beide Seiten zu Einsparungen führen und gleichzeitig die Qualität verbessern. Ich spreche da von elektronisch strukturierten Daten und nicht von elektronisch aufbereitetem Papier in PDF-Form. Elektronisch aufbereitete Zahlungen mit Kredit- oder Tankkarten bringen weitere Entlastungen.
Generell ist man mit moderner Technologie in der Lage, Buchungsvorgänge, Genehmigungs-Workflows und Reisekostenabrechnungen zu vereinfachen und wesentlich rascher und zeitnaher abzuwickeln.
Geschäftsreisende stehen unter verstärkter Kontrolle durch das Management und achten daher sehr darauf, ihre Reisen möglichst produktiv zu gestalten. Sie werden daher verstärktes Augenmerk auf kürzere Check-In Zeiten legen. Das Hotel soll in der Nähe des Geschäftspartners sein und eine gute Businessausstattung aufweisen. Mit einem zuverlässigen Internetanschluss können Sie rasch auf wichtige Daten des Firmenservers zugreifen oder Reisekosten gleich vor Ort erfassen.
Reisen ist ein emotionales Thema. Wo früher nur Businessklasse und 5*Hotel gefordert wurden, ist heute ein Umdenken gefragt. Längst gibt es entsprechende Reiserichtlinien, die derartige Ansinnen für Mitarbeiter in alle Ebenen des Unternehmens regeln. Die Umsetzung ist jedoch nicht immer leicht.
An welchen Hebeln sollte daher 2009 angesetzt werden, um neben den direkten Reisekosten weitere Ansatzpunkte zur Optimierung zu finden? Vor allem stellt sich die Frage, wie kann man Kosten senken und gleichzeitig die Service Qualität sicher stellen.
Es ist Zeit, auch Travel & Expense Management zur Chefsache zu erklären. Genauso, wie bereits vor einiger Zeit im Einkauf Anstrengungen unternommen wurden, um mit seinen Lieferanten Rahmenbedingungen abzustimmen, Kennziffern festzulegen, Technologien zu nutzen, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen.
Wichtig ist, die geeigneten Leute mit dieser Aufgabe zu betrauen. Wie man sieht, ist das Betätigungsfeld ebenso umfangreich wie im Einkauf. Belohnt werden diese Anstrengungen auf jeden Fall. Unternehmen werden weiterhin zuverlässig Geschäftsreisen durchführen können und dabei sogar weniger Aufwand bei ihren Abrechnungen haben.
Es geht darum, Ballast abzuwerfen. Durch überlegten Einkauf und effiziente Planung senken Sie die direkten Kosten. Wenn Sie nun auch noch die Prozesse für Beschaffung, Genehmigung und Abrechnung vereinfachen, haben Sie einen wesentlich besseren Überblick und sparen zusätzlich. Dieses enorme Potenzial gilt es nun zu nutzen.
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