Die Reiserichtlinie als Voraussetzung eines effizienten Travel Managements

04.06.09 | Alter: 1 Jahre |

Kategorie: Travel Management

Von: Rudolf Ganglbauer

Unternehmen, die sich mit ihren Reiserichtlinien systematisch auseinander setzen, verzeichnen attraktive Einsparungen bei den Geschäftsreisen. Reiserichtlinien sind Vorgaben, die Abläufe einer Geschäftsreise festlegen. Diese Regeln sind die Basis für effiziente Prozesse und damit Voraussetzung, um Reisekosten niedrig zu halten.

Wer Reiserichtlinien definiert und konsequent umsetzt, kann das gewünschte Sparziel erreichen. Es sind Leitlinien, die gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden und durch die Unternehmensleitung verabschiedet und unterstützt werden. Ohne diese Regeln gibt es keine Prozessoptimierung – und damit keine nachhaltig wirksamen Einsparungsmaßnahmen. Travel Management bedeutet Wissens- und Informations-Management – vor und nach der Reise. Die Reiserichtlinie legt neben bevorzugten Lieferanten und Ausgabenlimits auch die Informationsschnittstellen zwischen den Prozessbeteiligten fest.

Worauf bei der Erstellung von Reiserichtlinien zu achten ist:

Einfach halten. Zuerst die Mindestanforderungen festlegen und gesetzlichen Bestimmungen einbinden. Nur einfache, verständliche Reiserichtlinien sind umsetzbar.
Zusammenhänge sichtbar machen. Prozessmapping ist dazu ein anerkanntes Modell. Im Vordergrund steht Effizienz und Reorganisation zur Verringerung oder gar Eliminierung einzelner Prozessschritte.
Nicht alles bis ins letzte Detail regeln. Der Alltag verlangt Flexibilität. Statt einer Zielsetzung von 99%, genügt es in den meisten Fällen, sich mit 80% zu begnügen. Das spart Zeit und erlaubt es trotzdem, sich einen Überblick zu verschaffen.
Die richtigen Personen betrauen. Nutzen Sie das Know-how der Mitarbeiter, die selbst mit den Kernaufgaben vertraut sind. In unseren Workshops  vermitteln wir die globale Sicht und führen Sie zu „Best Practice“.
Abläufe messbar machen. Es werden Kennziffern definiert, die den Erfolg herausstreichen und Einsparungen sichtbar machen. Wie weit konnten beispielsweise die Durchlaufzeiten der Reiseabrechnungen reduziert und damit der Cash-Flow erhöht werden?
Keine Alibi-Übung daraus machen. Es soll objektiv an jenen Themen gearbeitet werden, an denen es etwas zu verbessern gibt. Alles andere wäre Verschwendung.

Ziel ist, Rahmenbedingungen zu schaffen, die ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Die Kosten werden reduziert, ohne dabei Qualitätsabstriche in Kauf nehmen zu müssen.

In Zusammenarbeit mit zwei weiteren Experten, die sich einerseits auf Wirtschaftstrainings und andererseits auf Prozessoptimierung spezialisiert haben, werden ergänzend Seminare und Workshops zu diesen Themen angeboten.

Erika Hiebler ist Trainerin und Wirtschaftsberaterin. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte sind Lean Management und Kaizen. Insbesondere forciert sie die Schaffung einer sozialen, wirtschaftlichen und ethischen Leistungskultur.
Günther Schachermayr bringt internationale Erfahrung ein. Für ihn steht als Berater das Ganzheitliche Prozessdenken im Vordergrund und ist der Schlüssel zur richtigen Information.