Mehr als 80% aller österreichischen Unternehmen sind im Internet aktiv und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Jährlich werden in Österreich rund 700 Millionen – Rechnungen in Papierform versandt, davon 180 Millionen in regelmäßigen Abständen. Stellt man Papier-Rechnungen auf elektronische um, schätzt das Marktforschungsinstitut Ovum das Einsparungspotential auf bis zu 70% ein. In Zahlen ausgedrückt sind das rund 1,5 Milliarden Euro pro Jahr.

Warum man die Elektronische Rechnung verwenden sollte

Durch die Elektronische Rechnungslegung profitieren nicht nur Unternehmer, sondern auch alle anderen, die diese Rechnungen empfangen und archivieren wollen oder müssen. Die Ersparnis des Postweges kann die Zeit bis zum Zahlungseingang mindestens um zwei Tage verkürzen. Schon bei einer Ausstellung von 3000 Rechnungen pro Jahr amortisieren sich die derzeitigen Kosten für die zusätzliche Infrastruktur bereits nach einem Jahr.

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung

Voraussetzung für die elektronische Rechnung ist die Digitale Signatur. Dadurch werden Authentizität und Integrität sichergestellt. Rechnungen sind somit gegen nachträgliche Veränderungen geschützt und der Absender der Rechnung ist für den Empfänger eindeutig erkennbar.

Was benötige ich dazu?

Die Infrastruktur ist davon abhängig, ob eine Rechnung mittels Einzel- oder Massendatenverarbeitung erstellt wird. In der Einzeldatenverarbeitung benötigt man Chipkarte mit Zertifikat, Signatursoftware sowie Kartenleser. Da ab einem bestimmten Rechnungsaufkommen pro Monat das Digitale Signieren per Hand für ein Unternehmen zu aufwendig wird kann dies auch mittels einer speziellen Software geschehen. Für diese Art der Rechnungserstellung benötigt das Unternehmen noch zusätzlich einen Signatur-Server sowie ein Signatur-Server-Zertifikat. Auch elektronische Rechnungen müssen ebenso lang wie Rechnungen in Papierform aufbewahrt nämlich sieben Jahre. Die Form der Archivierung bleibt dem Unternehmen überlassen, beispielsweise sicher und platzsparend auf einer CD-ROM, DVD oder einer Diskette.

Elektronische Rechnung Vorsteuerabzugfähig

Seit Anfang 2004 dürfen Unternehmen auch bei ausschließlich elektronisch  vorliegenden Rechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen. Der Gesetzgeber bietet damit einen wichtigen Lösungsansatz im wirtschaftlich wichtigen Bereich der Rechnungslegung an. Unternehmen minimieren ihren betriebsinternen Aufwand und senken Kosten. In weiterer Folge können diese direkt in Buchhaltungs- und ERPSysteme übernommen und archiviert, aber auch online an den Steuerberater oder das Finanzamt weitergeleitet werden. Bestehende „electronic bill presentment-Lösungen“ erhalten dadurch eine neue Qualität. Auch die Anwendungsvielfalt digitaler Signaturen wird mit der elektronischen Rechnungslegung um einen großen Schritt erweitert. Hinsichtlich der vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile gelten für elektronische Rechnungen dieselben Formvorschriften wie für papierbasierte.

Achtung! Um einen Vorsteuerabzug gelten machen zu können, benötigen sie eine sichere digitale Signatur. Weiters müssen Sie die Elektronische Rechnung 7 Jahre archivieren. Weitere Informationen finden sie im E-Business Channel auf wko.at/e-business.