- Weiterleiten der Spesenabrechnung zur Genehmigung
Grundsätzlich sieht der Reisende schon VOR dem Abschliessen des Reiseantrages, ob die internen Richtlinien und Kostenrahmen eingehalten wurden. Dies wird durch Fähnchen in Ampelfarben signalisiert.
Reiseanträge werden zur Überpfung und Genehmigung an den Supervisor, Travelmanager oder Vorgesetzten weitergeleitet. Bei Überschreitungen der vorgegebenen Kostenrahmen oder Verletzung der Reiserichtlinien greift der Vorgesetzt ein und bestimmt die weitere Vorgangsweise. Als Entscheidungsgrundlage kann das Buchungsverhalten des Reisenden abgerufen werden.
Das Reisebüro oder die Buchungsstelle wird nach Genehmigung mit der Information der benötigten Reisemittel versorgt. Es können diesem Mail weitere Daten über den Reisenden hinzugeführt werden. Eine eindeutige Bestellnummer wird zur Kennzeichnung der Vorgänge übermittelt und gewährleistet so das Zusammenführen diverser Informationen aus unterschiedlichen Quellen (Reisestellenkreditkarte,...).
Gezielte und transparente Steuerung
Integration der firmeninternen Reisekostenrichtlinien für jede Kostenart. Einstellungen können auch von unseren Best-Practice Vorlagen übernommen werden. Das System überprüft alle Eingaben und informiert den Anwender bereits während der Erfassung über Abweichungen der Richtlinien bzw. Überschreitung der Kostenarten und leitet die Abrechnung zur Genehmigung an den Vorgesetzten weiter. Papierbelege und Rechnungen können separat in konfigurierbaren Stichprobeverfahren geprüft werden.
