Der Genehmigungsprozess kann in mehreren Stufen erfolgen: z.B. Kostengenehmigung, Freigabe zur Auszahlung. Dies wird mit dem Kunden im Projektvorfeld festgelegt.

Auch in dieser Stufe zeigen farbliche Markierungen der Belege die Einhaltung der Reiserichtlinie an und unterstützt den Freigabeprozess. Die Zuordnung der Belege zu den richtigen Sachkonten, sowie Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Kostenstellen ist in der Software hinterlegt. Die Kosten können auch projektbezogen gebucht werden. Abweichende Kostenstellen können ebenfalls eingegeben werden. Somit werden die korrekten Buchungsdaten bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung automatisch zugewiesen.

Nach der Genehmigung wird der Reisende wiedrum automatisch per E-Mail verständigt.