Für jedes Unternehmen werden zulässige Spesenkategorien definiert und eingerichtet. Diese können den Reiserichtlinien entsprechend mit Höchstbeträgen und anderen Pflichtfeldern versehen werden, so dass schon bei Eingabe die Firmenrichtlinien beachtet werden. Natürlich sind diese Einstellungen auch für einzelne Benutzergruppen möglich (zB. unterschiedliche Regeln für Sales und Techniker).
- Genehmigung
Im nächsten Schritt werden Nebenkosten und Reisekosten (Diäten) zu einem Report zusammengefasst. Hierbei erfolgt die Auswahl der Nebenkosten zu der Reise.
Der Reisende kann anhand der Flaggenmarkierungen erkennen, ob sich die Belege innerhalb der Reisekostenrichtlinie der Firma bewegen. Abweichende Belege werden entsprechend markiert. Der Reisende kann dann einen Kommentar und Erläuterungen hinzufügen.
Informationsvernetzung
Es können alle Kreditkarten-, Tankkarten- und andere elektronischen Rechnungsdaten automatisch per EDI oder XML in MobileXpense integriert werden. Andere Vorgänge erfassen Sie komfortabel über einen Webbrowser - von überall auf der Welt, wo Ihnen ein Internetanschluss zur Verfügung steht. Interne Steuerungs- und Genehmigungsprozesse sind vollautomatisiert. Vollständige Geschäftsvorgänge können in Ihr Finanzbuchhaltungssystem übernommen werden.
